Sistemas de información

Los sistemas de información constituyen un conjunto de elementos o registros que interactúan entre sí, facilitando el acceso a información veraz y precisa de una forma rápida y manejable. Para que un sistema de información pueda operar correctamente, debe llevar a cabo cuatro operaciones rutinarias:

• Input o entrada de información. Ya sea mediante acceso manual humano (teclado, voz, etc) o mediante el ingreso de registros procedentes de otro sistema de información. De esta forma se nutre el sistema de nuevos elementos.
• Almacenamiento de esa información. La información debe quedar registrada y emplazada en algún lugar (sea físico o no), como las estanterías de una biblioteca. Así, por ejemplo, un ordenador grabará los registros en el disco duro para su posterior recuperación.
• Procesamiento de la información. A veces es necesario realizar cálculos tomando como valores registros del sistema, como en una hoja de Excel. Así, las operaciones con valores internos son esenciales para que una base de datos sea útil y dinámica.
• Output o salida de información. Ya sea mediante impresión en papel, emisión en altavoces, muestreo en pantalla o simplemente la transferencia a otro sistema, la información necesita ser canalizada por alguna vía a donde sea más útil.

Diferentes autores formularon estándares para operar sistemas de información. Estos son algunos de ellos:

• Churchman: Este sistema debe ser ideado por un diseñador. Esto se debe principalmente a que se trata de un sistema teleológico, es decir, postee un objetivo concreto que ha de lograr. Esto inevitablente propicia la aparición de un decision maker interno, y obliga al sistema a ser estable si quiere ser efectivo.
• Debons: Para entender el sistema de Debons hay que explicar diferentes conceptos. El EATPUT actúa como modelo teórico de sistema de información, como un ejemplo a seguir, a la hora de diseñar el nuestro propio y desarrollarlo. La ocurrencia, registro y clasificación de los elementos externos que puedan resultar de importancia para el sistema se conoce como Event world. El proceso inicial para captar información del sistema se llama Adquisición. Después, esa información se mueve dentro del sistema, lo que se conoce como Transmisión. Todas las operaciones relevantes (cálculo, almacenamiento, recuperación...) se engloban bajo la etiqueta de Procesamiento. La Utilización representa la toma de decisiones y la valoración de la información. Por último, la Transferencia es la ejecución de la decisión tomada.
• Vickery: La definición de sistema de información por parte de este autor es bastante amplia. Sin embargo, y como ventaja a esto, fue capaz de establecer una tipología amplia y clara de los mismos
  Según su tipo de mensaje:
  · Volátil (telecomunicaciones)
  · Registrado (documentos)
  Según el destinatario:
  · Individuo (bibliotecas, bancos de información)
  · Masas (medios de comunicación)
  Según la distribución del destinatario:
  · Concentrado (público concreto y definido)
  · Disperso (público amplio y no definido)
  Según sus fuentes de información:
  · Concentrado (fuentes internas)
  · Disperso (fuentes internas y externas)
  Según su estructura
  · Centrado
  · Descentralizado
  Según la orientación de los receptores
  · Investigadores
  · Gestores
  · Público general
  Según el formato de presentación
  · Documentos, referencias, directorios...

Cuando un usuario es susceptible de ser beneficiario de cierta información puede ser por diferentes razones o estados, pero siempre sigue un ciclo:

• Deseo de información: es la información que el usuario, conscientemente, quiere obtener.
• Necesidad de información: es la información que el usuario utilizaría en caso de tenerla.
• En este contexto, el usuario formula una demanda de información.
• Cuando la información es proporcionada, el usuario procede a su uso, terminando el ciclo.

Fuentes consultadas:

Teoría e historia de la Documentación (presentación por Carlos Castro Castro.)
Artículos de Wikipedia:

• Sistema de información