Sistemas de información

Los sistemas de información constituyen un conjunto de elementos o registros que interactúan entre sí, facilitando el acceso a información veraz y precisa de una forma rápida y manejable. Para que un sistema de información pueda operar correctamente, debe llevar a cabo cuatro operaciones rutinarias:

• Input o entrada de información. Ya sea mediante acceso manual humano (teclado, voz, etc) o mediante el ingreso de registros procedentes de otro sistema de información. De esta forma se nutre el sistema de nuevos elementos.
• Almacenamiento de esa información. La información debe quedar registrada y emplazada en algún lugar (sea físico o no), como las estanterías de una biblioteca. Así, por ejemplo, un ordenador grabará los registros en el disco duro para su posterior recuperación.
• Procesamiento de la información. A veces es necesario realizar cálculos tomando como valores registros del sistema, como en una hoja de Excel. Así, las operaciones con valores internos son esenciales para que una base de datos sea útil y dinámica.
• Output o salida de información. Ya sea mediante impresión en papel, emisión en altavoces, muestreo en pantalla o simplemente la transferencia a otro sistema, la información necesita ser canalizada por alguna vía a donde sea más útil.

Diferentes autores formularon estándares para operar sistemas de información. Estos son algunos de ellos:

• Churchman: Este sistema debe ser ideado por un diseñador. Esto se debe principalmente a que se trata de un sistema teleológico, es decir, postee un objetivo concreto que ha de lograr. Esto inevitablente propicia la aparición de un decision maker interno, y obliga al sistema a ser estable si quiere ser efectivo.
• Debons: Para entender el sistema de Debons hay que explicar diferentes conceptos. El EATPUT actúa como modelo teórico de sistema de información, como un ejemplo a seguir, a la hora de diseñar el nuestro propio y desarrollarlo. La ocurrencia, registro y clasificación de los elementos externos que puedan resultar de importancia para el sistema se conoce como Event world. El proceso inicial para captar información del sistema se llama Adquisición. Después, esa información se mueve dentro del sistema, lo que se conoce como Transmisión. Todas las operaciones relevantes (cálculo, almacenamiento, recuperación...) se engloban bajo la etiqueta de Procesamiento. La Utilización representa la toma de decisiones y la valoración de la información. Por último, la Transferencia es la ejecución de la decisión tomada.
• Vickery: La definición de sistema de información por parte de este autor es bastante amplia. Sin embargo, y como ventaja a esto, fue capaz de establecer una tipología amplia y clara de los mismos
  Según su tipo de mensaje:
  · Volátil (telecomunicaciones)
  · Registrado (documentos)
  Según el destinatario:
  · Individuo (bibliotecas, bancos de información)
  · Masas (medios de comunicación)
  Según la distribución del destinatario:
  · Concentrado (público concreto y definido)
  · Disperso (público amplio y no definido)
  Según sus fuentes de información:
  · Concentrado (fuentes internas)
  · Disperso (fuentes internas y externas)
  Según su estructura
  · Centrado
  · Descentralizado
  Según la orientación de los receptores
  · Investigadores
  · Gestores
  · Público general
  Según el formato de presentación
  · Documentos, referencias, directorios...

Cuando un usuario es susceptible de ser beneficiario de cierta información puede ser por diferentes razones o estados, pero siempre sigue un ciclo:

• Deseo de información: es la información que el usuario, conscientemente, quiere obtener.
• Necesidad de información: es la información que el usuario utilizaría en caso de tenerla.
• En este contexto, el usuario formula una demanda de información.
• Cuando la información es proporcionada, el usuario procede a su uso, terminando el ciclo.

Fuentes consultadas:

Teoría e historia de la Documentación (presentación por Carlos Castro Castro.)
Artículos de Wikipedia:

• Sistema de información

Information Retrieval e Information Science

Para hablar sobre los términos Information Retrieval e Information Science, primero hay que explicar las circunstancias históricas que propiciaron la de las mismas. El gran punto de inflexión que tenemos que analizar es la Segunda Guerra Mundial. Como ocurre siempre, las guerras suponen un importante impulso a la hora de financiar avances científicos y tecnológicos, y nos encontramos ante la mayor guerra en la que la humanidad se haya visto sumida jamás. Pero ese no es el único factor que influye.

Como bien es sabido, en esta guerra se formaron dos bandos: el Eje (Alemania, Italia y Japón) y los Aliados (Francia, Reino Unido y EEUU). Pero no todo fue tan sencillo ni vino así dado desde el principio, si no que se puso en marcha un importante sistema de pactos y alianzas. Esto generó una necesidad de espionaje internacional, que, unido al previo desarrollo de la información y la documentación en los años anteriores, dio lugar a un importante impulso en materia de obtención, gestión y recuperación de la información, así como de las telecomunicaciones, derivando, por ejemplo, en una serie de proyectos gubernamentales que, con el tiempo, desembocaron en el nacimiento de Internet. De este caldo de cultivo nacen varias escuelas, que enfocan el desarrollo de la documentación de la forma más práctica posible.

Information Retrieval
Hay una serie de elementos importantes que preceden el nacimiento de la Information Retrieval como escuela:

• El trabajo de Vannevar Bush, con su Rapid Selector y su Memex.
• Los estudios sobre cibernética de Norbert Wiener.
• La Teoría Matemática de la Información de Claude Shanon.

Básicamente, esta nueva forma de entender la documentación surge de la necesidad de abarcar un espectro de información cada vez más grande debido principalmente a que la ciencia estaba experimentando un gran impulso. Se enfoca la metodología de actuación en el sentido de que hay que adaptar el acceso a la información al usuario, esto es, facilitar el acceso lo máximo posible, de una forma fácil y en poco espacio de tiempo. Esto conlleva una inevitable mercantilización de la información (convertirla en un bien de consumo, o más bien, convertir la documentación en un servicio: una ciencia al servicio de la ciencia.)

Information Science

La Information Science se dedicó a estudiar los efectos de la información en la sociedad. A partir de este momento se empezó a ver la información como un aspecto importante dentro del mundo de los negocios. Podría decirse que la Information Science estudia la información desde diferentes ángulos, centrándose en:

• ¿Qué canales utiliza la información para circular?
• Contextos sociales, políticos y económicos en los que se transfiere la información.
• Incidentes relacionados con el almacenamiento, tratado y recuperación de la información.
• Desenvoltura del ser humano en la manipulación de la información (creación, transmisión, utilización.)

La Information Science surge de la necesidad de que los científicos compartan información con otros científicos. Es por eso que se trata de una ciencia interdisciplinar, que sirve de nexo entre muchas otras.

Fuentes consultadas:

Teoría e historia de la Documentación (presentación por Carlos Castro Castro.)
Cómo podríamos pensar (artículo por Vannevar Bush.)
Artículos de Wikipedia:

• Vannevar Bush.
• Búsqueda y recuperación de información.
• Documentación.

"Cómo podríamos pensar", Vannevar Bush

Vannevar Bush

Vannevar Bush (11 de marzo de 1890 - 30 de junio de 1974, Everett, Massachusetts) es el autor del artículo que es objeto de análisis hoy. Se trató de un importante científico e ingeniero estadounidense. Pese a que el principal invento que nos atañe (el Memex) no llegó nunca a materializarse (aunque influyó fuertemente el desarrollo posterior de elementos para satisfacer las mismas necesidades que pretendía encarar Bush), proporcionó importantes avances para la Humanidad. Dejando a un lado su importante papel en el desarrollo de la bomba atómica, Bush es el responsable del analizador diferencial, una mastodóntica calculadora (algunos modelos llegaron a pesar 200 toneladas) que satisfizo objetivos primariamente militares. Además de esto, propuso otros campos de trabajo a desarrollar, como una máquina capaz de transformar información emitida a través del habla en un documento escrito capaz de ser consultado posteriormente. Este (entre otros) avances son propuestos en su artículo Cómo podríamos pensar (As we may think), donde aparece por primera vez el Memex.

El Memex.

Es importante recalcar que este dispositivo fue ideado por Vannevar Bush nada menos que en 1945. El funcionamiento parece sencillo: una máquina que actúa como depósito de información, un archivo personal, capaz de almacenar documentos para ser posteriormente recuperados. Una especie de biblioteca mecanizada. Sin embargo, la gran virtud del pensamiento de Bush no es, ni mucho menos, esa. Evidentemente, una biblioteca así es la opción natural para satisfacer las necesidades que había en la época (poder agilizar el proceso de recuperación de la información), pero no radica ahí la brillantez del planteamiento del americano. 

Lo que realmente hace el Memex es agilizar el proceso de selección de la información. Todo está relacionado con la memoria humana, que es asociativa, y cuyo funcionamiento entra en conflicto con los índices alfabéticos, cronológicos y demás tipos de archivo, que hacen perder tiempo a la hora de recuperar la información. Por tanto, la idea es hacer el acceso a esa información mucho más intuitivo y natural, y dejar constancia de los pasos seguidos en la investigación para su posterior recuperación. Además, deshecha la idea de conservar los originales para su consulta, si no que se almacenan copias en un espacio mucho más pequeño y luego se proyectan sobre otro soporte (exactamente igual que ocurre hoy en día con los documentos digitales y las pantallas de los ordenadores.) Además, otro punto importante es la posibilidad de introducir nueva información y de compartir esa información con otros usuarios. De este modo, puede afirmarse con toda rotundidad que el Memex asienta los principios básicos de Internet en 1945, lo que es decir mucho. 

Fuentes consultadas:

Cómo podríamos pensar (artículo por Vannevar Bush.)
Artículos de Wikipedia:

• Vannevar Bush

Normalización y organismos internacionales

Normalización

La normalización consiste en el proceso de aprobar y aplicar reglas para mantener un orden y homogeneidad procedimental en una actividad para facilitar el trabajo a todo el mundo. Básicamente, se encarga de prever soluciones a problemas (ya sean reales o potenciales) que puedan aplicarse de forma sistemática, repetida y prolongada en el tiempo, a la vez que intenta que sean lo más universales posibles.

De esta forma, se convienen un conjunto de normas que permiten, por ejemplo, que los diferentes países y organismos intercambien información sin problemas, y que todos puedan entenderse fácilmente al utilizarse un lenguaje estipulado, claro y preciso. Además, se intenta eliminar la mayor cantidad de modelos posible, para simplificar entorno a los imprescindibles.

Los principales organismos encargados de la normalización internacional son, entre otros, los siguientes:

• ISO
• IEC
• IEEE
• ITU
• IATA

Organismos Internacionales

Los organismos internacionales son siempre públicos y están compuestos de órganos gubernamentales, ya sean representaciones al completo del gobierno de diferentes países o cualquier otra organización dependiente del gobierno. Se fundan y regulan, generalmente, a través de tratados.

Su influencia en todos los aspectos es bastante fuerte, puesto que tienen la capacidad de interactuar directamente con los Estados en una conversación, teóricamente, entre iguales, e incluso muchas veces están en posición de exigir y reclamar responsabilidades a los diferentes gobiernos, llegando incluso a expolios de soberanía de diferentes naciones.

El ámbito de actuación de los organismos es tan amplio como requiera su objetivo, ya que pueden abarcar todos los aspectos de la vida pública, desde la economía hasta los derechos humanos, pasando por la gestión de la cultura y la preservación del medio ambiente.

La Unión Europea aglutina una gran cantidad de representantes gubernamentales europeos (hasta 28), que pactan entre ellos en materias muy importantes, lo que otorga a esta organización una influencia y un poder muy alto. Algunos otros de los organismos internacionales más importantes son los siguientes:

• Consejo de la Entente
• GUAM
• OCDE
• UNESCO
• UNICEF

Fuentes consultadas:

Teoría e historia de la Documentación (presentación por Carlos Castro Castro.)
Artículos de Wikipedia:

• Normalización
• Organismo internacional

Documentación: los orígenes

¿Cómo se gestó la Documentación? ¿Por qué nació? ¿Quiénes fueron sus padres fundadores? ¿Qué acontecimientos contribuyeron a moldearla como disciplina científica? Intentaremos resolver estas cuestiones (de una forma breve y poco extendida) en esta entrada.

El período predocumental.

El desencadenante para la aparición de la Documentación como ciencia es el desarrollo de la bibliografía científica. Los pioneros en esta disciplina fueron Hernando Colón (quien fue el responsable de una de las mayores bibliotecas del Renacimiento, no limitándose a recopilar libros si no etiquetándolos, clasificándolos e incluso resumiéndolos) y Conrad Gesner. Este último fue autor de Bibliotheca universalis (1545), que pretendía ser un catálogo completo de toda la bibliografía universal.

A lo largo del período de tiempo comprendido entre los siglos XVI y XIX tuvo lugar un gran e importante avance general en la técnica y la cantidad de trabajo que se realizaba en tanto a tareas bibliográficas en todo el mundo.

Ya en el siglo XIX, el periodismo científico sufrió un crecimiento vertiginoso y apareció el proceso de obsolescencia. Las primeras revistas eran de resúmenes, generalmente relacionadas con asuntos científicos (medicina, química, etcétera.) Se publicaron catálogos de literatura y artículos científicos, que hacían acopio de una gran cantidad de material. Un ejemplo es el Catalogue of Scientific Papers, o el International Catalogue of Scientific Literature.

Orígenes de la documentación.

Los padres fundadores de la Documentación como disciplina son los belgas Paul Otlet y Henri La Fontaine, quienes crearon el Instituto Internacional de Bibliografía Sociológica para publicar repertorios bibliográficos. Sin embargo, en su mente siempre estuvo la idea de elaborar una bibliografía universal, para lo que utilizaron la clasificación decimal de Melvil Dewey como estándar.

Un punto de inflexión importante en el transcurso de los acontecimientos lo representa la primera conferencia de Bibliografía, organizada por Otlet y La Fontaine. De ella se extrajeron diversas conclusiones y decisiones para marcar la hoja de ruta. Se acordó elaborar el Repertorio Bibliográfico Universal, utilizando como sistema estándar la clasificación decimal (concretamente, la de Dewey.) Se crea también el Instituto Internacional de Bibliografía y se uniformizan las estructuras y métodos de actuación de los depósitos legales para que todas las bibliografías nacionales puedan ser completas, precisas y compatibles entre sí.

Es en esta época cuando termina de configurarse la Documentación como disciplina científica. Se define el concepto de documento de forma clara y precisa, y se inician los estudios científicos (y sociológicos) sobre la producción y el consumo de información (científica, en un primer lugar.) Todas estas bases las asienta Paul Otlet en su Tratado de Documentación (1934), que será una piedra angular básica en la historia de la Documentación.

Fuentes consultadas:

Teoría e historia de la Documentación (presentación por Carlos Castro Castro.)
Paul Otlet y los orígenes de la Documentación (Suite101)
Artículos de Wikipedia:

• Hernando Colón
• Conrad Gesner

¿Qué es y será la información y la documentación?

Para hablar sobre esta disciplina, primero tenemos que definir qué es la información. Podemos englobar dentro de ella todos los hechos y opiniones que tienen lugar en el mundo, es decir, el contenido. La documentación va un paso más allá, plasmando, archivando y organizando esa información para su posterior recuperación.

Hasta ahora, los documentadores se han encargado de recopilar la información y vertebrarla de una forma relativamente manual. Una ambición que siempre han tenido los obreros de la memoria ha sido poner a disposición de aquel que lo necesite toda la información que haya generado la humanidad (y que haya sido grabada de alguna manera) de una forma cómoda y accesible.

Sin embargo, y como la cantidad de información que se genera (sobre todo a través de Internet) es masiva (el crecimiento es exponencial) y el acceso muy sencillo, rápido y para todo el mundo, la labor se complica. No obstante, a medida que el volumen de información crece tan masivamente, aumenta la necesidad de alfabetización e indización.

Además, el Internet of things (Internet de las cosas) aumentará una vez más en una gran magnitud la información generada y la velocidad a la que se añade nueva información.

¿Qué enfoque debe darse al almacenamiento de datos personales de usuarios de Internet y su explotación? ¿Deben los intermediarios tomar parte del pastel de los beneficios de explotación de estos datos, o la privacidad es un reclamo comercial suficientemente grande como para competir con eso?

Análisis: Brazil (película)

La película Brazil nos muestra una sociedad distópica ubicada temporalmente en algún lugar del siglo XX. Como tal, muchas de las cosas que se ven en el film son oníricas, crípticas, y, en general, abiertas a un amplio abanico de interpretaciones posibles. Sin embargo, hay algunos elementos de los que se pueden extraer conclusiones bastante claras, sobre todo referidos a la información, documentación y su uso.

Lo primero y principal que podemos sacar en claro es que la información es poder. El Sistema controla absolutamente toda la actividad de la sociedad y la encorseta con multitud de trámites burocráticos y formalidades, y todo esto es gracias a que disponen de toda la información referente a los ciudadanos y sus vidas y  la utilizan para ejercer un fuerte poder sobre ellos. Como en la propia película dicen, en Obtención de Información están los peces gordos. Sin embargo, y como es obvio, esta información no es accesible de forma pública.

Sin embargo, sí que mantienen un escrupuloso control sobre la preservación de la memoria, hasta el punto de la ridiculez supina. Esto se ejemplifica con el caso del detenido por error que acaba muriendo y de cuya rectificación burocrática nadie se quiere encargar, porque la burocracia nunca se equivoca. Sin embargo, la necesidad de tener todo en orden es imperiosa y es una prioridad altísima solventar la incosistencia cuanto antes.

Por tanto, podemos decir que, de una forma perversa y retorcida, el Sistema cumple la función de un obrero de la memoria de una forma impecable y correcta, y además se ajusta a las normas que ellos mismos han establecido por lo que a ojos de la mayoría de las personas es una actividad razonable y necesaria para mantener la seguridad. Mediante el uso de elementos surrealistas típicos de la distopía se nos presenta como algo grotesco, pero si eliminamos todo eso nos damos cuenta de que se puede establecer cierta equivalencia entre la perversión en el control del Sistema y nuestro mundo actual. En otras palabras: la enorme facilidad para recoger, almacenar y gestionar información que ofrecen los sistemas digitales ha confirmado lo que se temía gente como los creadores de Brazil: el sistema aprovecha esas herramientas para controlar la información de las personas de una forma muy intrusiva (sirvan como ejemplo las recientes escuchas de EEUU, las medidas aprobadas por el parlamento andaluz para el control de las cuentas bancarias de los ancianos o toda la información nuestra que Google custodia) y no lo han hecho antes simplemente porque no disponían de esas herramientas.

Por tanto, la enseñanza que yo saco de la película es que no solo es importante obtener la información, documentarla y conservarla, si no gestionarla con responsabilidad y ética. Cuanto más fácil sea obtenerla, más poder obtendrá el que la conserve y mayor será su susceptibilidad de gestionarla en su propio beneficio. Y la información es poder, como ya hemos dicho.